Outlook vous permet de spécifier les polices par défaut à utiliser pour différentes situations lors du traitement des e-mails. De plus, vous pouvez configurer individuellement les paramètres de police par défaut pour la composition les nouveaux messages et la réponse et le transfert.

Pour certains messages Outlook, il peut être utile d’ajouter les boutons de Vote pour collecter les votes de vos collègues ou amis (voir Comment ajouter et utiliser les boutons de vote).

Les boutons de vote dans Outlook est une fonctionnalité très utile, qui peut vous aider à recueillir facilement les décisions de vos collègues ou amis avec des messages électroniques.

Le papier à lettres fournit un moyen facile de créer un modèle Outlook visuel avec une couleur et une image d’arrière-plan personnalisées, des polices, des puces, des couleurs et des effets. Contrairement à un modèle de message électronique qui comprend à la fois l’apparence visuelle et le texte, le papier à lettres se compose uniquement de l’apparence visuelle. Le papier à lettres par défaut s’applique aux nouveaux courriel, réponses et transferts. Ainsi, si vous avez besoin d’un modèle Outlook pour les messages de marque, vous devez utiliser le papier à lettres personnalisé au lieu du modèle de courriel.

Lorsque vous répondrez à des questions ou commentez certains points du message reçu, il est utile d’inclure un indicateur afin que la personne qui lit votre message sache exactement à quel sujet vous répondez.

Pour certaines boîtes aux lettres, il peut être très utile de créer une règle qui envoie automatiquement une copie des messages sortants à quelqu’un d’autre. Par exemple, les boîtes aux lettres support@ ou sales@ peuvent envoyer tous les messages à un superviseur.

Il est poli de répondre à chaque message reçu, même si vous n’avez pas le temps de le traiter. Par exemple, si vous recevez beaucoup de CV, vous pouvez répondre automatiquement à chaque message et, le moment venu, les traiter et envoyer en courrier électronique approprié avec les informations détaillées.

Si vous voulez créer une liste de distribution plus complexe, avec certains destinataires dans le champ À, certains destinataires dans le champ Cc et d’autres destinataires dans le champ Cci, vous devez utiliser un modèle de message dans lequel vous attribuez explicitement des destinataires à chaque champ.

Lorsque vous ouvrez un courrier électronique, celui-ci est automatiquement marqué comme lu. Toutefois, si vous utilisez le Volet de lecture pour afficher les messages au lieu de les ouvrir, vous disposez de plusieurs options pour marquer les courriers comme lus.

Pour les réponses et les messages transférés, vous pouvez joindre le texte d’origine, inclure et mettre en retrait le texte ou ajouter un préfixe à chaque ligne du message d’origine ou répondre sans inclure le texte d’origine.