Comment envoyer automatiquement une copie pour les messages sortants

Outlook 2016
Pour certaines boîtes aux lettres, il peut être très utile de créer une règle qui envoie automatiquement une copie des messages sortants à quelqu'un d'autre. Par exemple, les boîtes aux lettres [email protected] ou [email protected] peuvent envoyer tous les messages à un superviseur.

Outlook peut automatiquement copier au carbone (Cc) toute adresse que vous spécifiez dans chaque message que vous envoyez ou seulement quelques-uns d'entre eux.

Pour créer une règle pour les messages sortants, procédez comme suit :

   1.   Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Sous l’onglet Fichier, dans le groupe Informations, cliquez sur Gérer les règles et les alertes :
    Gérer les règles et les alertes Outlook 2016
  • Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles, puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes... :
    Gérer les règles et les alertes dans Outlook 2016

   2.   Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle... :

Nouvelle règles dans Outlook 2016

   3.   Sélectionnez l’option Appliquer la règle aux messages que j’envoie, et puis cliquez sur Suivant > :

Appliquer la règle aux messages que j’envoie dans Outlook 2016

   4.   Choisissez la condition que vous préférez :

   4.1.   Pour appliquer cette règle à tous les messages sortants, laissez ces conditions non sélectionnées et cliquez sur Suivant >. Dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook, cliquez sur le bouton Oui :

Microsoft Message dans Outlook 2016

   4.2.   Pour appliquer cette règle uniquement à certains messages sortants, sélectionnez les conditions appropriées et spécifiez un ou plusieurs critères supplémentaires.

Par exemple, pour envoyer tous les messages sortants contenant des mots spécifiques dans le corps du message (vous pouvez ajouter une phrase spécifique juste pour marquer ce message à envoyer à votre patron), sélectionnez cette condition et spécifiez les mots :

Contenant des mots spécifiques dans Outlook 2016

Après avoir sélectionné et spécifié toutes les conditions, cliquez sur Suivant >.

   5.   Choisissez l’action :

   5.1.   Sélectionnez l’action envoyer ce message en copie à contacts ou groupe public dans la zone Étape 1, puis cliquez sur contacts ou groupe public dans la zone de texte Étape 2 :

envoyer ce message en copie à contacts ou groupe public dans Outlook 2016

   5.2.   Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, choisissez le contact à qui vous voulez envoyer une copie des messages sortants spécifiés :

La boîte de dialogue Adresse de la règle dans Outlook 2016

Pour ajouter le contact, double-cliquez dessus ou sélectionnez le contact et cliquez sur le bouton De. Après avoir ajouté tous les contacts nécessaires, cliquez sur OK.

   5.3.   Cliquez sur Suivant >.

   6.   Choisissez des exceptions si nécessaire, puis cliques à nouveau sur Suivant >, nommez votre règle et cliquez sur Terminer.

Remarques : Malheureusement, Outlook ne propose pas la possibilité de configurer une règle pour ajouter une adresse à un Cci (copie correspondante invisible).

Si vous avez des questions ou des suggestions, n'hésitez pas à demander à l'équipe OfficeToolTips.