Comment répondre automatiquement dans Outlook

Outlook 2016
Supposons que vous ne soyez pas au bureau et que vous voulez avertir tous ceux qui vous envoient un courrier électronique. De ce fait, pour qu'ils sachent quand ils peuvent attendre une réponse de votre part. Dans ce cas, vous pouvez configurer Outlook pour envoyer une réponse automatique à toute personne qui vous envoie un message.

Cette fonctionnalité est également utile :

  • Si vous modifiez votre adresse de messagerie,
  • Si quelqu'un envoie un message à votre ancienne adresse, une réponse automatique avec votre nouvelle adresse peut être envoyée.

Pour créer une réponse automatique, vous devez d’abord créer le message qui sera envoyé et l’enregistrer en tant que modèle.

   1.   Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau courrier pour créer un nouveau message électronique (ou cliquez sur Ctrl+N) :

Nouveau courrier dans Outlook 2016

   2.   En laissant le champ À vide, saisissez l'objet de la réponse automatique dans le champ Objet et saisissez le texte que vous voulez voir apparaître dans le corps du message.

   3.   Dans la fenêtre du message, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous :

Enregistrer sous dans Outlook 2016

   4.   Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous :

  • Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du champ Type et choisissez Modèle Outlook
  • Typez un nom de fichier pour votre message dans le champ Nom de fichier
  • Cliquez sur Enregistrer :
La boîte de dialogue Enregistrer sous dans Outlook 2016

   5.   Cliquez sur le bouton Fermer dans la fenêtre du message.

   6.   Lorsque vous êtes invité à enregistrer le message, cliquez sur Non :

La boîte de dialogue Microsoft Outlook

Pour créer une règle afin de répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques, procédez comme suit :

   1.   Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles, puis sur Gérer les règles et les alertes... :

Gérer les règles et les alertes dans Outlook 2016

   2.   Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règles... :

Nouvelle règles dans Outlook 2016

   3.   Outlook lance l'Assistant Gestion des messages. Vous pouvez créer des règles à l'aide d'un modèle ou en commençant par une règle vide. Pour une réponse automatique, cliquez sur l'option Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant > :

Assistant Gestion des messages dans Outlook 2016

   4.   L'assistant affiche les options permettant de créer une règle vide. Sélectionnez la case de cocher où j’apparais dans la zone À et tous les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant > :

Règle dans l'Assistant Gestion des messages Outlook 2016

   5.   Sélectionnez l'action à prendre lorsque les conditions sont remplies en cochant la case appropriée. Pour une réponse automatique, cochez la case répondre en utilisant un modèle spécifique :

Règle 2 dans l'Assistant Gestion des messages Outlook 2016

   6.  Dans la zone Étape 2, cliquez sur le lien d'un modèle spécifique pour sélectionner le modèle (message) à utiliser.

   7.   Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, ouvrez le dossier contenant le modèle que vous voulez utiliser, cliquez sur le modèle pour le sélectionner, puis sur Ouvrir :

La boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse dans Outlook 2016

   8.   Les conditions et les actions de la règle sont répertoriées. Cliquez sur Suivant >.

   9.   Dans l'écran de l'assistant qui apparaît, vous pouvez cocher une des diverses cases pour spécifier les exceptions, mais aucune n'est nécessaire pour la réponse automatique. Cliquez sur Suivant > :

Exceptions dans l'Assistant Gestion des messages Outlook 2016

   10.   Outlook affiche la règle de messagerie terminée. Dans la zone Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, saisissez un nom pour la règle de réponse automatique, puis cliquez sur Terminer :

Règle nouvelle dans l'Assistant Gestion des messages Outlook 2016

Vous pouvez créer une grande variété de règles de message en sélectionnant les conditions et actions appropriées. Par exemple, pour les actions, vous pouvez choisir de transférer un message, de le déplacer, de le marquer comme important, etc.

Remarque : La réponse utilisant une règle de modèle spécifique dans l'Assistant Gestion de règles envoie votre réponse automatisée une seule fois à chaque expéditeur au cours d'une seule session. Une session correspond à chaque fois que vous démarrez Outlook jusqu'à ce que vous quittiez l'application. Cette règle empêche Outlook d'envoyer des réponses répétitives à un seul expéditeur à partir duquel vous recevez plusieurs messages. Pendant une session, Outlook garde trace de la liste des utilisateurs auxquels il a répondu. Si vous quittez puis redémarrez Outlook, il s'agit d'une nouvelle session et la liste des expéditeurs ayant reçu des réponses automatisées est réinitialisée.

Pour supprimer une règle, voir Désactiver les règles dans Outlook 2016.

Si vous avez des questions ou des suggestions, n'hésitez pas à demander à l'équipe OfficeToolTips.