Comment répondre automatiquement dans Outlook

Pour créer une réponse automatique, vous devez d’abord créer le message qui sera envoyé et l’enregistrer en tant que modèle.

   1.   Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau courrier pour créer un nouveau message électronique (ou cliquez sur Ctrl+N) :

   2.   En laissant le champ À vide, saisissez l’objet de la réponse automatique dans le champ Objet et saisissez le texte que vous voulez voir apparaître dans le corps du message.

   3.   Dans la fenêtre du message, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous :

   4.   Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous :

• Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du champ Type et choisissez Modèle Outlook
• Typez un nom de fichier pour votre message dans le champ Nom de fichier
• Cliquez sur Enregistrer :

• Cliquez sur le bouton Fermer dans la fenêtre du message.

Pour créer une règle afin de répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques, procédez comme suit :

   1.   Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles, puis sur Gérer les règles et les alertes... :

   2.   Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règles... :

   3.   Outlook lance l’Assistant Gestion des messages. Vous pouvez créer des règles à l’aide d’un modèle ou en commençant par une règle vide. Pour une réponse automatique, cliquez sur l’option Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant > :

   4.   L’assistant affiche les options permettant de créer une règle vide. Sélectionnez la case de cocher où j’apparais dans la zone À et tous les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant > :

   5.   Sélectionnez l’action à prendre lorsque les conditions sont remplies en cochant la case appropriée. Pour une réponse automatique, cochez la case répondre en utilisant un modèle spécifique :

   6.  Dans la zone Étape 2, cliquez sur le lien d’un modèle spécifique pour sélectionner le modèle (message) à utiliser :

• Dans la liste déroulante Regarder dans, sélectionnez Modèles dans le fichier système et puis cliquez sur le bouton Parcourir... :
  
• Dans la boîte de dialogue Rechercher un dossier, choisissez le dossier dans lequel se trouve votre fichier modèle :
  
• Cliquez sur OK.

   7.   Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, ouvrez le dossier contenant le modèle que vous voulez utiliser, cliquez sur le modèle pour le sélectionner, puis sur Ouvrir.

   8.   Les conditions et les actions de la règle sont répertoriées. Cliquez sur Suivant >.

   9.   Dans l’écran de l’assistant qui apparaît, vous pouvez cocher une des diverses cases pour spécifier les exceptions, mais aucune n’est nécessaire pour la réponse automatique. Cliquez sur Suivant > :

   10.   Outlook affiche la règle de messagerie terminée. Dans la zone Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, saisissez un nom pour la règle de réponse automatique, puis cliquez sur Terminer :

Vous pouvez créer une grande variété de règles de message en sélectionnant les conditions et actions appropriées. Par exemple, pour les actions, vous pouvez choisir de transférer un message, de le déplacer, de le marquer comme important, etc.

Remarque : La réponse utilisant une règle de modèle spécifique dans l’Assistant Gestion de règles envoie votre réponse automatisée une seule fois à chaque expéditeur au cours d’une seule session. Une session correspond à chaque fois que vous démarrez Outlook jusqu’à ce que vous quittiez l’application. Cette règle empêche Outlook d’envoyer des réponses répétitives à un seul expéditeur à partir duquel vous recevez plusieurs messages. Pendant une session, Outlook garde trace de la liste des utilisateurs auxquels il a répondu. Si vous quittez puis redémarrez Outlook, il s’agit d’une nouvelle session et la liste des expéditeurs ayant reçu des réponses automatisées est réinitialisée.

Pour supprimer une règle, voir Désactiver les règles dans Outlook 2016.

Voir aussi en anglais : How to auto-reply in Outlook.