Comment archiver automatiquement les courriels dans Outlook

Outlook 2016
Si votre compte Microsoft Exchange a des limites de taille strictes, il se remplit très rapidement de réponses et de transferts des courriels avec pièces jointes. Lorsque votre Boîte de réception Outlook se remplit, vous ne pouvez pas recevoir de nouveaux messages sans supprimer les anciens.

Pour éviter que votre boîte aux lettres ne se remplisse tout en préservant l’historique des conversations, vous pouvez déplacer les anciens éléments vers un fichier de données Outlook distinct (un fichier archive.pst). Vous pouvez archiver les courriels manuellement ou utiliser la fonction d’archivage automatique dans Outlook qui déplace automatiquement les anciennes entités vers une archive. Vous pouvez personnaliser la planification et le comportement de l’archivage automatique pour une expérience Outlook plus confortable.

Pour personnaliser les fonctionnalités d’archivage automatique pour tous les dossiers, procédez comme suit :

   1.   Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Options :

Options Outlook 365

   2.   Dans la boîte de dialogue Options Outlook, dans l’onglet Options avancées, sous Archivage automatique, cliquez sur le bouton Paramètres d’archivage automatique... :

Paramètres d'archivage automatique dans Options Outlook 365

   3.   Dans la boîte de dialogue Archivage automatique, vous pouvez :

La boîte de dialogue Archivage automatique dans Outlook 365
  • Utiliser la case à cocher Archiver automatiquement tous les * jours pour désactiver ou activer l’archivage automatique des courriels et autres éléments.

    Utilisez la zone de texte suivante pour définir la fréquence d’exécution de l’archivage automatique des courriels, des événements et d’autres éléments limités dans le temp dans Outlook.

  • Dans le groupe Paramètres par défaut des dossiers pour l’archivage, définissez :
    • le terme après lequel les messages seront déplacés vers une archive,
    • le chemin et le nom du fichier archive.pst.
  • Dans le champ Déplacer les anciens éléments vers, vous pouvez modifier le nom du fichier (archive.pst) et l’emplacement, afin que vos éléments Outlook soient archivés à tout autre endroit de votre choix.

    Par défaut, Outlook enregistre les éléments archivés à l’emplacement suivant :

    C:\Utilisateurs\<nom_utilisateur>\Documents\Fichiers Outlook\archive.pst

  • Appliquer les nouveaux paramètres à tous les dossiers à l’aide du bouton Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant.

   4.   Cliquez deux fois sur OK.

Remarque : Vous pouvez archiver les éléments manuellement à tout moment. Sous l’onglet Fichier, dans la vue Informations, cliquez sur le bouton Outils, puis choisissez l’option Nettoyer les anciens éléments... :

Nettoyer les anciens éléments dans Outlook 365

Dans la boîte de dialogue Archiver, sélectionnez le dossier qui vous souhaitez archiver :

La boîte de dialogue Archiver dans Outlook 365

Si vous ne voyez pas les paramètres d’archivage et d’archivage automatique pour votre compte, il est possible que vos administrateurs système aient désactivé cette fonctionnalité.

Voir aussi Comment personnaliser le dossier d’archivage automatique.

Voir aussi en anglais : Outlook Auto-Archive features.

Si vous avez des questions ou des suggestions, n'hésitez pas à demander à l'équipe OfficeToolTips.

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