Comment dupliquer automatiquement des informations dans le document Word

Word 2016
Un grand nombre de documents Word contiennent des informations répétées, en particulier des documents juridiques tels que des contrats, des accords, des factures, etc. Ils contiennent tous des détails sur une ou deux parties qui doivent être répétés deux fois ou plus. Vous pouvez facilement créer un document avec toutes les informations nécessaires en un seul endroit et ajouter des champs spéciaux pour les informations dupliquées :

Par exemple :

  • Le bloc d’information principal :
    Le bloc d'information principal dans Word 2016
  • Le corps :
    Le corps du document dans Word 2016

    * * *

    Le corps du document 2 dans Word 2016

Dans cet exemple, la date du document est ajoutée une fois en haut du document et Word l’a inséré à plusieurs reprises à d’autres endroits.

Ainsi, vous éviterez les erreurs dans ces données répétées et économiserez votre temps !

Pour créer un document avec des champs d’informations répétées, procédez comme suit :

   1.   Créez un signet :

   1.1.   Sélectionnez le texte à répéter.

Au lieu du texte, vous pouvez sélectionner un endroit où vous souhaitez ajouter du texte à l’avenir. Par exemple, une ligne vide ou plusieurs espaces dans le texte.

   1.2.  Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur le bouton Signet :

Signet dans Word 2016

   1.3.   Dans la boîte de dialogue Signet, dans la zone Nom du signet, saisissez le nom du nouveau signet et cliquez sur le bouton Ajouter (le nom du signet doit être démarré à partir de la lettre et contenir uniquement des lettres, des chiffres et un trait de soulignement) :

La boîte de dialogue Signet dans Word 2016

Remarques :

  1. Soyez prudent ! Seules les informations définies comme un signet (entre crochets gris) seront répétées. Vous devez donc voir tous les signets pour éviter les erreurs et les perdre. Voir Comment afficher / masquer les signets dans un document Word. Si la case à cocher Signets masqués cochée, les signets définis par l’utilisateur sont indiqués par des crochets gris épais :
    Signets dans le document Word 2016

    Dans le signet à un point, les crochets sont inversés, ce qui ressemble à une majuscule I.

  2. Pour supprimer un signet, effectuez l’une des opérations suivantes :
    1. Sélectionnez simplement le texte à l’intérieur du signet et supprimez-le. Si vous sélectionnez tout le texte du signet (entre crochets gris), cela supprimera le signet avec le texte sélectionné.
    2. Cliquez sur le bouton Signet dans le groupe Liens sous l’onglet Insertion.

      Dans la boîte de dialogue Signet, sélectionnez le signet que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer :

    La boîte de dialogue Signet dans Word 2016

   2.   Créez une référence croisée :

   2.1.   Placez le curseur à l’endroit où doit être ajoutée une copie des informations.

   2.2.   Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur le bouton Renvoi :

Renvoi dans Word 2016

   2.3.   Dans la boîte de dialogue Renvoi :

  • Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez Signet :
    La boîte de dialogue Renvoi dans Word 2016
  • Dans la liste Pour le signet, sélectionnez le signet que vous souhaitez ajouter.
  • Cliquez sur le bouton Insérer :
Le corps du document dans Word 2016

Et encore plus :

Le corps du document 2 dans Word 2016

Remarque :

  1. Dans la section Durée du contrat, la date doit être la date actuelle plus 1 an. Vous pouvez ajouter une formule pour calculer une année (voir Formules et fonctions dans Word) Formule dans le document Word 2016 :
    Le corps du document dans Word 2016
  2. Pour mettre à jour les champs après avoir modifié un signet :
    • Sélectionnez ces champs, les paragraphes avec ces champs ou le document entier en cliquant sur Ctrl+A.
    • o Cliquez sur le bouton droit l’une des champs et choisissez Mettre à jour les champs dans le menu contextuel :
    Mettre à jour un champ dans Word 2016

Voir aussi en anglais : How to automatically duplicate information in a Word document.

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