Comment automatiser les actions répétitives dans Outlook à l'aide des étapes rapides

Outlook 2016
Pour organiser vos messages Outlook, vous pouvez créer différentes règles, mais parfois vous ne voulez pas ou ne pouvez pas créer de règle pour certains messages en raison du « facteur humain ». Par exemple, certains de vos collègues ou amis n’utilisent pas les mots corrects dans l’objet, n’utilisent pas les règles convenues pour les messages.

Ainsi, pour éviter de nombreuses étapes répétitives dans Outlook, vous pouvez utiliser les Actions rapides.

Par exemple, si vous devez :

  • déplacer certains messages vers le dossier spécifique,
  • envoyer une copie à vos collègues avec l’objet correct.

Pour créer une nouvelle Action rapide, procédez comme suit :

   1.   Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Actions rapides, cliquez sur Créer :

Créer une nouvelle Action rapide dans Outlook 2016

   2.   Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide :

La boîte de dialogue Modifier l'étape rapide dans Outlook 2016
  • Dans le champ Nom, saisissez le nom de nouvelle action rapide. Par exemple, Projet SAP.
  • Dans la liste déroulante Choisir une action, sélectionnez l’action que vous préférez :
    Choisir une action dans Modifier l'étape rapide Outlook 2016
  • En option, vous pouvez :
    • Ajoutez une nouvelle action en cliquant sur le bouton Ajouter une action. Dans cet exemple, le message doit être transmis à quelqu’un (Serge) et en Cci à notre patron avec des mots corrects dans l’objet (ici projet SAP) :
    Ajouter une action dans Modifier l'étape rapide Outlook 2016
    • Cliquez sur une icône pour la changer :
    Choisir une icône dans Modifier l'étape rapide Outlook 2016
    • Ajoutez une Touche de raccourcis pour votre nouvelle étape rapide :
    Touche de raccourcis dans Modifier l'étape rapide Outlook 2016
    • Ajoutez le Texte d’info-bulle, par exemple :
    Texte d'info-bulle dans Modifier l'étape rapide Outlook 2016

Après avoir effectué toutes les étapes nécessaires, cliquez sur le bouton Terminer.

Maintenant, vous pouvez voir la nouvelle étape rapide dans la galerie Actions rapides :

La galerie Action rapide dans Outlook 2016

Pour modifier une Action rapide existante, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Actions rapides, cliquez avec le bouton droit sur l’étape rapide que vous souhaitez modifier :
    Modifier l'action rapide dans Outlook 2016
  • Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Actions rapides, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue :
    Le groupe Actions rapides dans Outlook 2016

Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide, modifiez cette étape rapide et cliquez sur Terminer.

Voir aussi en anglais : How to automate repetitive actions in Outlook using Quick Steps.

Si vous avez des questions ou des suggestions, n'hésitez pas à demander à l'équipe OfficeToolTips.