Bien qu’Outlook crée automatiquement des fichiers de données lorsque vous ajoutez des comptes, vous souhaiterez peut-être ajouter vos propres fichiers de données (fichiers PST) à votre profil. Par exemple, vous pouvez utiliser un compte Exchange Server pour vos courriers électroniques principaux, mais souhaitez qu’un ensemble de dossiers personnels serve d’archive ; ou peut-être vous avez un compte Exchange Server et souhaitez ajouter un compte POP3.

Outlook vous permet de spécifier les polices par défaut à utiliser pour différentes situations lors du traitement des e-mails. De plus, vous pouvez configurer individuellement les paramètres de police par défaut pour la composition les nouveaux messages et la réponse et le transfert.

Vous pouvez configurer Outlook pour afficher un message de votre choix lorsqu’un nouvel courriel arrive.

Si votre Outlook est configuré pour rechercher automatiquement les nouveaux e-mails à les intervalles prédéfinis, probablement, vous souhaiterez être averti lorsqu’un nouvel e-mail est arrivé.

La plupart des gens préfèrent qu’Outlook affiche la Boîte de réception au démarrage de l’application. Pour la commodité de travailler avec Outlook, vous pouvez facilement spécifier le dossier que vous souhaitez afficher lorsque vous démarrez Outlook.

L’alerte sur le Bureau est une boîte d’alerte qui s’affiche lorsque vous recevez un nouveau courriel, une demande de réunion ou une nouvelle tâche dans la Boîte de réception par défaut d’Outlook.

Microsoft crée automatiquement le carnet d’adresses lorsque vous créez un profil de dossiers personnels, mais un seul carnet d’adresses est ajouté au profil. Parfois, vous avez besoin de deux ou même plusieurs carnets d’adresses différents : pour les projets, les proches, les loisirs, etc. Heureusement, vous pouvez facilement créer des carnets d’adresses supplémentaires à partir du profil pour des besoins différents.

Parfois, il est avantageux de ne pas télécharger un courriel électronique entier de votre serveur de messagerie, par exemple, lorsque vous avez une connexion Internet lente ou que vous souhaitez commencer à consulter de nombreux messages électroniques le plus rapidement possible.

Supposons que vous ne soyez pas au bureau et que vous voulez avertir tous ceux qui vous envoient un courrier électronique. De ce fait, pour qu’ils sachent quand ils peuvent attendre une réponse de votre part. Dans ce cas, vous pouvez configurer Outlook pour envoyer une réponse automatique à toute personne qui vous envoie un message.

Pour les réponses et les messages transférés, vous pouvez joindre le texte d’origine, inclure et mettre en retrait le texte ou ajouter un préfixe à chaque ligne du message d’origine ou répondre sans inclure le texte d’origine.