Si vous disposez d’un compte Exchange ou Outlook.com, vous pouvez autoriser d’autres personnes à afficher tout ou partie des détails de vos événements, à modifier des événements et à déléguer des autorisations. Cependant, vous ne pouvez pas distribuer d’horaires au groupe de Contacts ou à la liste de distribution.

La barre de navigation en bas de la fenêtre Outlook comprend les boutons permettant de basculer vers les vues Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Dossiers et Raccourcis. Par défaut, Microsoft Outlook affiche les boutons de texte Courrier, Calendrier, Contacts et Tâches. Pour les autres options, appuyez d’un bouton points de suspension (˙˙˙). Cependant, vous pouvez passer des textes aux icônes, supprimer et réorganiser les boutons de la barre de navigation.

vCard, également appelée carte de visite électronique dans Outlook, contient des informations de contact similaires aux cartes de visite papier. Vous pouvez échanger des cartes de visite électroniques au format vCard via MMS ou messagerie instantanée et les envoyer en pièce jointe d’un courriel.

Si vous envoyez régulièrement des courriels à un groupe de personnes, comme votre équipe de projet ou un club de sport amateur, un effort ponctuel pour créer un groupe de contacts pour une liste de diffusion sera payant à l’avenir. Dans Microsoft Outlook, vous pouvez créer un groupe de contacts pour gérer des listes de contacts avec un petit nombre de contacts personnels, des groupes de contacts avec des dizaines de membres d’équipe ou des listes de distribution avec des milliers d’abonnés.

L’archivage automatique dans Outlook déplace les anciens éléments vers une archive. Vous pouvez le personnaliser pour l’utilisation plus confortable d’Outlook.

Si votre compte Microsoft Exchange a des limites de taille strictes, il se remplit très rapidement de réponses et de transferts des courriels avec pièces jointes. Lorsque votre Boîte de réception Outlook se remplit, vous ne pouvez pas recevoir de nouveaux messages sans supprimer les anciens.

Avec Outlook, vous pouvez envoyer une copie d’un élément de contact au format carte de visite (vCard), un format standard pour l’échange d’informations de contact. Cela permet au destinataire d’importer les données de contact dans le programme de gestion des contacts, en supposant que le programme du destinataire prend en charge la norme carte de visite (vCard) comme la plupart des applications.

Parfois, il vous suffit d’avoir un aperçu rapide d’un e-mail avant de décider de l’ouvrir. Pour ça Outlook fournit une fonctionnalité appelée Aperçu automatique qui affiche les premières lignes des messages.

Les paramètres par défaut réduisent Outlook dans la barre des tâches, mais vous pouvez changer des paramètres pour le réduire dans la barre d’état système (la zone de notification, the System Tray en anglais).

Outlook vous offre la possibilité de planifier un e-mail à envoyer à la date et à l’heure spécifiées à l’avenir.